Как быть нужным специалистом по документообороту в

Что нельзя отнести к сфере делопроизводства? Где на документе следует располагать государственный герб Российской Федерации? В каком случае на документе не воспроизводится эмблема организации? Где помещается товарный знак или эмблема организации?

Законодательство и электронные документы Евгений: В каких форматах создаются и согласуются договоры? Алиса Муратова: Законодательных ограничений по формату для электронного договора в России нет. Главное, чтобы ваш партнер мог прочитать документ. Многие клиенты используют PDF. Мы тоже рекомендуем именно его. Татьяна: Существует ли положительная практика принятия судом договоров, подписанных электронной подписью?

Принята новая инструкция по делопроизводству в госорганизациях

В результате, средняя зарплата квалифицированного специалиста в закупках не превышает тыс. Тогда как зарплата руководителей по маркетингу, ИТ и продажам может быть более тыс. Опираясь на личный опыт, а также примеры из практики коллег и участников профессиональных сообществ Linkedin и Facebook , я подготовил 10 проверенных способов, которые помогут закупщику начать зарабатывать больше. Сосредоточьтесь на ключевых для бизнеса закупках: производственном оборудовании, ИТ, логистических и маркетинговых услугах.

Они дают заметную отдачу и привлекают больше внимания со стороны руководства. Вероятность того, что вас заметят, возрастает. Мелкие и нестратегические категории мобильная связь, канцтовары, курьерские услуги и др. Практический опыт Работая в АВ Inbev мне удалось стать экспертом в категориях ИТ и консалтинг, которые ранее в компании не были покрыты закупками. Вскоре я был назначен категорийным менеджером по ИТ, телеком и консалтингу и начал отвечать за все закупки этих категорий в зоне Восточная Европа.

На них приходилось больше половины всех экономий в индирект закупках, благодаря чему моя ценность в глазах руководства была неоспоримой. Играйте на опережение Как вам идея самому создать себе желаемую должность?

Вместо того, чтобы ждать запуска нового проекта, инициируйте его сами. Постоянно анализируйте бизнес-процессы, в которых участвуете, пути их оптимизации и, если видите возможности для улучшений, предложите их руководству, обозначив потенциальные выгоды, способы их достижения и задачи, которые вы можете взять на себя. Это хорошая возможность оказаться у истоков проекта и стать его лидером.

Мне удалось защитить идею о закреплении этого функционала за выделенной группой сотрудников и взять на себя координацию их текущей работы, оставаясь при этом руководителем проекта внедрения.

К моменту завершения проекта, группу, насчитывающую 55 человек, было решено выделить в отдельную службу, а меня назначить ее руководителем. Сконцентрируйтесь на значимых проектах Важное качество закупщика — клиентоориентированность по отношению к внутренним заказчикам. Профессионала отличает умение находить баланс между оперативным удовлетворением запросов бизнес-подразделений и соблюдением интересов компании в части стоимости и документооборота.

Чтобы все успеть, сосредоточьте усилия на стратегических проектах, например, реорганизации закупок, внедрении новых процессов и автоматизированных систем. Стремитесь попасть в проекты, напрямую курируемые топ-менеджментом. У руководства, как и у остальных сотрудников, есть определенные задачи, как правило, формализованные в виде KPI и целевых показателей компании. Старайтесь быть в курсе этих целей, мыслить на языке бизнеса, топ-менеджмента и акционеров.

Если видите, что результат поможет внутренним клиентам выполнить KPI — беритесь за проект не раздумывая. Участвуя в проекте, курируемом CEO, в качестве менеджера по закупкам, он проявил себя, решив ряд сложных ситуаций, некоторые из которых напрямую не касались закупок, но были связаны с урегулированием конфликта с важным поставщиком.

После перехода CEO в другую компанию, Алексей был приглашен в его команду со значительным повышением. Получайте кросс-функциональный опыт Закупщику нужно знать, как организован производственный процесс, как работают финансы, продажи, управление цепями поставок. Это позволяет лучше понимать потребности внутренних клиентов, повышает эффективность коммуникаций с функциями и поставщиками и, в итоге, помогает зарекомендовать себя как профессионала и открыть возможности для карьерного роста.

Открывайте новые горизонты Не упускайте возможности для стажировки, командировки, временной работы в подразделениях компании в другой стране, а лучше — в головном офисе. Участвуйте в глобальных проектах. Рассматривайте это как возможность получить новый опыт, узнать лучшие практики отрасли и шанс проявить себя. Практический опыт В Agrega мне довелось участвовать в проекте по оптимизации закупок мобильной связи в головном офисе в UK. Проект стал отличной возможностью освоить методы работы и лучшие практики европейских коллег, глубже изучить рынок мобильной связи, получить глобальный опыт.

Соучредитель и руководитель проектов PrECA Анатолий Цыпкайкин в рамках внедрения в году ERP системы в АВ Inbev, переехал на несколько месяцев в другой город, чтобы пройти обучение и подключиться к проекту по внедрению процесса в центральном офисе. Руководитель проектов PrECA Алексей Косулин, работая в Tele2, был вовлечен в ряд международных проектов по выбору поставщиков для всей группы компаний.

Это позволило ему познакомиться с организацией закупок в головном офисе в Швеции, освоить стиль работы зарубежных коллег и использовать его для организации процесса в России. Продолжайте совершенствоваться Регулярно проходите профильные тренинги, семинары, сертификации. Платформы онлайн-образования EDx , Udemy , Coursera позволяют обучаться нужным навыкам в удобном концентрированном формате за разумные деньги или даже бесплатно.

Если знаете хорошего эксперта среди коллег, попросите его провести тренинг лично для вас. Это может быть другой закупщик или инициатор, хорошо владеющий категорией. Полученные знания лучше всего закрепить, самостоятельно реализовав релевантный проект. После его завершения попросите обратную связь у инициаторов, стейкхолдеров, поставщиков и вашего руководителя, они подскажут, что можно сделать лучше в следующий раз.

Изучайте технологии Компании часто сталкиваются с необходимостью автоматизации закупок или совершенствования уже имеющихся ИТ-систем.

Станьте экспертом не только в закупках, но и в современных технологиях для их автоматизации. Изучайте работу электронных торговых площадок, систем e-sourcing, e-procurement, SRM и др. Не ждите, пока идея придет в голову руководству — сами предложите оптимальное решение и постарайтесь возглавить проект. В результате процесс управления закупками стал удобным и прозрачным, а отчетность и аналитика — более качественными и информативными при меньших затратах труда и времени.

Опыт автоматизации и реинжиниринга процессов востребован на рынке, да и внутри компании не только коллеги, но и руководство, стали ассоциировать меня с драйвером изменений. Составление отчета по закупкам за месяц занимало дня. Он помог коллегам объединить в одном отчете остатки, нормы расхода и планы производства на следующий месяц и с помощью Excel автоматизировать заполнение заявок на сырье и материалы.

Время составления отчета сократилось до 1 часа. Фактически это был первый инструмент MRP планирования на предприятии, а Анатолий был назначен ответственным за отчетность отдела закупок. Рассказывайте о своих достижениях Для формирования собственного бренда и укрепления имиджа эксперта важны внутренний и внешний пиар. Используйте поводы, чтобы рассказать руководству о достигнутых результатах, подкрепляя слова цифрами. Участвуйте в конференциях, круглых столах например, АН Conferences, РБК, Quorum, Moscow Times в качестве спикера, рассказывайте о реализованных кейсах в корпоративном блоге компании, публикуйте статьи и интервью в профильных изданиях, будьте активны в профессиональных сообществах Linkedin и Facebook.

Всё это поможет завести полезные знакомства и установить бизнес-контакты в смежных областях. Не стесняйтесь говорить о деньгах Если вы уже обладаете уникальными навыками и компетенциями, реализовали значимый проект, демонстрируете лидерские качества — настало время обсудить с руководством прибавку к зарплате.

Будьте убедительны, аргументируйте свою позицию. Возможно, руководитель понимает вашу ценность, но, по объективным причинам, повышение зарплаты в данный момент невозможно. В этом случае рассмотрите компромиссные варианты. Например, в небольших компаниях с гибкой системой мотивации можно предложить систему оплаты с меньшей суммой фиксированного вознаграждения и высоким бонусом, зависящим от достигнутых результатов.

Ищите возможности за пределами компании Если перспективы для роста внутри компании исчерпаны, обратите внимание на внешний рынок.

Опыт работы в крупном бизнесе с отлаженной системой закупок будет полезным в компаниях меньшего масштаба, где закупки не выстроены и требуется экспертиза и опыт оптимизации закупочных процессов. А можно и вовсе работать на себя — стать фрилансером, консультантом или открыть свою компанию по организации закупок. Но запаситесь терпением и будьте готовы развивать бренд, создавать репутацию, конкурировать со штатными сотрудниками и нарабатывать практику.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот в делопроизводстве

Поэтому составители инструкций по делопроизводству должны быть от того, какие процессы делопроизводства руководство сочтет нужным описать и Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. С ростом организации и ее документооборота в любом из потоков Она может быть аналогичной журналу регистрации входящих Исправляем. Чтобы избежать этого, секретарь, позвав на помощь специалиста по рекламе и достаточно будет взять в руки только одну папку с нужным делом, и вся.

Процедура подписания документа происходит на сервере или на рабочем месте пользователя? Подписание электронного документа происходит на рабочем месте пользователя. Почему разделены функции подписания электронного документа и передачи его вовне? Сам процесс передачи электронного документа сеанс связи с оператором может занимать какое-то время, при этом пользователь в это время не может работать в системе, поэтому была реализована пакетная отправка готовых электронных документов. При необходимости вы можете по каждому документу выполнять сразу две функции. Можно ли удалить в информационной системе полученный от поставщика документ с ЭЦП? Любую информацию, хранящуюся в информационной базе ИБ , можно удалить, в общем случае, сама ИБ может быть полностью удалена. Но система защищена от неосторожных действий пользователя — помимо присланного от поставщика документа необходимо пометить на удаление все ЭД, связанные с этим документом, а также входящие пакеты ЭД. После этого необходимо провести регламентное удаление помеченных на удаление объектов. Таким образом, процесс требует специализированных знаний и прав на проведения подобных операций в ИБ. Вы описали идеальный документооборот. Если покупатель не принимает часть товара например, не завезли , то покупатель не подписывает полученные документы? Если получатель электронного документа ЭД не согласен с полученным ЭД или обнаружил неточность в нем, то он вправе отказаться подписывать такой документ. Продавец получив такой, должен будет устранить неточность и повторить цепочку обмена ЭД. Как передать корректировочные документы?

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6. Так, например, в нем определены понятия, используемые в статье.

В результате, средняя зарплата квалифицированного специалиста в закупках не превышает тыс. Тогда как зарплата руководителей по маркетингу, ИТ и продажам может быть более тыс. Опираясь на личный опыт, а также примеры из практики коллег и участников профессиональных сообществ Linkedin и Facebook , я подготовил 10 проверенных способов, которые помогут закупщику начать зарабатывать больше.

10 любимых ошибок в управлении документами

По умолчанию для каждого пользователя настроены предопределенные папки: — Во Входящие поступают задания, которые сотруднику нужно выполнить; — Папка Исходящие содержит поставленные им задачи; — Избранное — это личная папка пользователя; — Общая папка представляет собой электронный архив всей организации. Доступ к дополнительным компонентам осуществляется на основе прав доступа пользователей в системе. На обложке размещаются логически сгруппированные ссылки на часто используемые объекты системы. Для быстрого создания однотипных документов используется несколько инструментов. Создание на основе шаблона определяет начальное содержимое документа в зависимости от его вида. Поля, заполненные в его карточке, автоматически подставляются в тект.

Зачем нужна система электронного документооборота?

Верны варианты 1 и 3 Верны варианты 1, 2 и 3 Правильный ответ пятый, см. Форма "Рабочий стол руководителя" на начальной странице по умолчанию: не отображается отображается в левой колонке начальной страницы отображается в правой колонке начальной страницы Правильный ответ - первый. Какие команды печати доступны для учетной карточки входящего документа? Печать карточки документа, Печать регистрационного штампа Печать штрихкода на наклейке, Печать штрихкода на странице Напечатать файлы Верны ответы 1 и 3 Верны ответы 1, 2 и 3 Правильный ответ пятый: Вопрос Автообновление начальной страницы программы позволяет: Автоматически обновлять отдельные объекты страницы с заданными для них интервалами Автоматически обновлять объекты страницы с интервалом 5 сек Включить обновление всех объектов страницы с заданным для всех единым интервалом обновления Правильный ответ третий. Вопрос В мини-карточке задачи, в правой части окна "Задачи мне" показаны: Наименование, описание, история выполнения Предметы, комментарий, кнопки для выполнения задачи Срок, автор, важность, трудозатраты.

Подолина, независимый консультант П.

.

Ответы на часто задаваемые вопросы по 1С-ЭДО

.

Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные

.

Как стать первоклассным тендерным специалистом

.

Электронный документооборот в ритейле — вопросы и ответы

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Олег Брагинский. ТРАБЛШУТИНГ 110. Эффективный документооборот
Похожие публикации